Die steuerliche Behandlung von Werbegeschenken

Viele Unternehmer pflegen die gute Sitte, zum Weihnachtsfest kleine Geschenke zu verteilen. Bekanntlich erhalten die ja die Freundschaft. Wertschätzung und Dankbarkeit lassen sich kaum besser artikulieren. Ob Sie die Ausgaben für Werbegeschenke steuerlich absetzen können, bewertet das Finanzamt anhand Ihrer Motivation.

Das Thema „Steuern“ in Verbindung mit Geschenken zu bringen, scheint manchem Gönner so wie ein wohlpräpariertes Salz in seine offene Wunde zu streuen. Wer macht sich angesichts seiner gutmeinten Freigiebigkeit schon um andere Kosten Gedanken, als um die für das Objekt selbst? Lange Zeit mag es bei einem unguten Gefühl, bestenfalls allergischen Hautreaktionen des Unternehmers bleiben. Der nächste Kontakt mit dem Steuerberater oder gar eine Betriebsprüfung kann aber zu ernsthaften Entzündungen am Buchhaltungsende führen.

Werbegeschenke an Geschäftspartner steuerlich absetzen

Wenn sie als Unternehmer einem Geschäftspartner aus betrieblichen Gründen Werbegeschenke überlassen, sind das Betriebsausgaben, die steuerlich absetzbar sind – solange sie keine Gegenleistung dafür erwarten. Ihr Geschenk muß nicht werblich gekennzeichnet sein.

Die gute Nachricht zuerst: Kostet ein Artikel weniger als 10 Euro brutto ( 8,36€ netto), gilt er als Streuwerbeartikel. Diese Werbegeschenke müssen Sie nicht versteuern – weder als Schenkender, noch als Empfänger.

Darüberhinaus gilt eine Freigrenze von maximal 35€ pro Empfänger und Kalenderjahr. Zu den Kosten des Geschenks zählen auch der Aufwand für eine etwaige Werbekennzeichnung sowie die Umsatzsteuer, wenn Sie als Unternehmer nicht zum Vorsteuerabsatz berechtigt sind. Sind sie zum Vorsteuerabzug berechtigt, gilt der netto- Warenwert. Verpackungs- und Versandkosten werden hingegen nicht zur Berechnung herangezogen. Werbegeschenke, deren Wert die Freigrenze von 35€ überschreiten, sind nicht abzugsfähig und wären eine Privatentnahme des Unternehmers, die mit dem persönlichen Steuersatz zu versteuern ist. Apropos Privatentnahme: Die kann auch vorliegen, wenn Sie nicht Geschäftskunden, sondern private Freunde oder Familienmitglieder beschenken.

Die 35€-Grenze ist nur dann irrelevant, wenn der Beschenkte das Geschenk ausschließlich betrieblich nutzen kann. So z.B. Spezial-Software für Sonderaufgaben nach Reorganisationen, medizinische Geräte und und Fachbücher für Ärzte und Krankenschwestern, Krüge oder Bügelflaschen für eine Gaststätte oder der für den Verbleib am Arbeitsplatz bestimmte Erste-Hilfe-Koffer für den Notfallbeauftragten. Ob ein Geschenk ausschließlich betrieblich genutzt werden kann, hängt dabei nicht von der tatsächlichen Nutzung ab. Eher davon, ob der Gegenstand ausschließlich betrieblich und nicht privat genutzt werden kann.

Ihre Aufzeichnungspflichten

Liegt der Wert des Geschenkes über 10€, jedoch unter 35 €, müssen sie den Empfänger und auch den Anlass der Schenkung zeitnah und schriftlich festhalten. Nur dann können Sie die Ausgaben für Ihre Werbegeschenke als Betriebsausgaben geltend machen, sprich steuerlich absetzen. Auch muß dieser Nachweis getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben geführt werden. Das Finanzamt soll die Buchungen und Zuordnungen eindeutig und zweifelsfrei nachvollziehen und den Empfänger des Geschenks eindeutig bestimmen können. Strenge und Sorgfalt zahlen sich hier im wahrsten Sinne des Wortes aus. Es muss eindeutig erkenntlich sein, welches Geschenk wem wann überlassen wurde – und warum. Heben Sie also z.B. die Liste Ihrer wertvollen Messekontakte, die Sie mit einem höherwertigen Geschenk bedacht haben, gut auf. Genauso wie die Gästeliste einer Betriebsveranstaltung oder die Gewinnerliste Ihrer letzten Tombola.

Werbegeschenke pauschal versteuern

Der Empfänger muss ein Geschenk grundsätzlich versteuern. Es ist für ihn also eine Einnahme. Allerdings können sie als Unternehmer eine Pauschalversteuerung mit 30% des Kaufpreises vornehmen (zuzgl. Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer). Dabei wird immer auf die tatsächlichen Kosten des Schenkers einschließlich Umsatzsteuer abgestellt.

Bei der Pauschalversteuerung müssen sie zwei Besonderheiten kennen. Übernehmen sie die Steuern pauschal, stellen diese Beträge einen Teil des Geschenks dar. Das ist unproblematisch, wenn der Wert des Geschenkes plus Steuerbetrag weniger als 35€ ausmachen. Dann gilt es als Betriebsausgabe. Wird dieser Betrag überschritten handelt es sich im Umkehrschluß um nicht abzugsfähige Betriebsausgaben.

In der täglichen Praxis der Finanzverwaltung zeigt sich allerdings ein gewisser Pragmatismus: Bei der Prüfung der 35€ – Freigrenze ist aus Vereinfachungsgründen allein auf den Betrag der Zuwendung abzustellen. Die übernommene Steuer ist nicht mit einzubeziehen. Das gilt nach Aussage des BMF trotz des anderslautenden BFH-Urteils vom 30.03.2017, IV R 13/14, BFH NV 2017, 1098. Zu gut deutsch: Nur wenn das Geschenk selbst mehr als 35€ wert ist kann es nicht als Betriebsausgabe geltend gemacht werden.

Passen sie dennoch besser auf, dass ihr Geschenk nachweislich nicht mehr als 35€ inklusive Mehrwertsteuer kostet, damit ihre Pauschalversteuerung sich nicht als ungeschickte Idee erweist. Sie könnte das Geschenk für Sie theoretisch nur verteuern, den zugedachten Wert aber nicht steigern.

Die zweite Besonderheit: Wenn sie sich für eine Pauschalvorsteuerung entscheiden gilt das für alle(!) Kunden und Geschenke. Die Höchstgrenze pro Person und Jahr liegt bei 10.000 €.

Werbegeschenke an Mitarbeiter steuerlich absetzen

Wichtig: Verschenken sie niemals Bargeld! Dieses ist unabhängig vom Betrag immer steuerpflichtig.

Anders sieht es aus wenn sie ihren Mitarbeiter eine reine Sachleistung gewähren, so z.b einen Blumenstrauß oder ein Buchgeschenk zum Ausbildungsabschluss. Der Wert spielt hier keine Rolle.

Auf Seiten des Mitarbeiters gilt es allerdings zu beachten dass diese Geschenke nur so lange steuerfrei sind, wie der Einstandspreis inklusive Mehrwertsteuer 60€ brutto nicht überschreitet. Oberhalb dieser Grenze gilt der Wert des Geschenkes als Basis für die Versteuerung als Arbeitslohn zuzgl. Sozialversicherungsbeiträge. Als Chef können sie auch hier eine Pauschalversteuerung vornehmen.

In diesen schwierigen Zeiten im Herbst 2022 kann eine weitere Variante ein Tipp sein. Mitarbeiter dürfen monatlich eine steuer- und sozialversicherungsfreie Sachzuwendung im Wert von 50 € annehmen. Einigen sie sich also mit ihrem Chef dahingehend, dass sie monatlich z.B. Energiegutscheine oder die (nicht wiederaufladbare!) Guthabenkarten eines großen Discounters erhalten.

Diese Informationen wurden nach bestem Wissen und Gewissen im Herbst 2022 zusammengestellt. Eine Haftung für die Verbindlichkeit der hier wiedergegebenen Regelungen ist ausgeschlossen. Bitte legen Sie Ihre individuelle Strategie zur Versteuerung von Werbegeschenken in jedem Fall mit Ihrem Steuerberater fest.